关注令才科技

400-167-8089
2020-07-28

合同智能审核:“快、准、严”是表象,风险防控才是核心

作者:AIA财务共享总监 郑萍

当前,我国经济建设进入高速发展时期,各类合同越来越多,给企业合同管理提出了更高的要求。合同管理的有效性关系到企业的切身利益,是企业项目管理的重点。

合同作为企业交易的载体,是企业利益的重要保障之一。财务作为企业经营管理的最后扎口,在进行审核记账中,合同审核是关键审核点之一。

在日常管理中,无论是销售合同还是采购合同,合同审核是会计审核中耗时较多的环节,也是加强风险防控的重要环节。因此,如何让合同审得快、审得准、审得严,提升效率并解决时间与人力的浪费问题,成为诸多企业提升合同管理的重要突破口。

通过对多家企业的调研分析,我们发现目前企业合同审核主要存在以下几大痛点

1、  合同关键要素风险点多,易遗漏。合同中的风险点包括合同内容前后一致性,实际签署合同与合同管理系统内容一致性,合同内容与支付信息一致性,合同本身撰写和表述的规范性等。特别是采购合同,合同的多样性又会带来成本的审核点,同步对应不同的风险点,人工审核非常容易出现遗漏。

2、 合同审核量大,人工审核效率低,人力成本高。企业规模越大,经营事项越多,涉及合同的事项就越多,财务在审核记账的工作量也越大。合同越重要、合同金额越大,合同内容的篇幅就越大,则需要投入越多的人力进行审核、复核。

3、 合同审核点多且复杂,传统技术无法实现。合同审核点有双方信息、合同标的、合同价款项、履行因素、违约责任、解决争议的方式、合同生效条款、附件等。大集团多样化的业务类型,带来了多版本的合同,传统技术无法满足企业需求。一方面,财务收到的合同有多种数据格式(word、PDF、图片),需要通过各种技术完成结构化数据提取;另一方面,合同版式多,需要审核的要素分布在不同版式合同的不同位置,需要通过技术定位到这些信息;再者,合同的审核规则复杂多样,既需要传统规则自动化,也需要机器学习模型来提炼规则。

近几年,随着信息技术的发展,合同审核自动化成为现在众多企业的合同管理模式。从财税智能服务商令才科技了解到,通过智能审核解决方案能为企业带来的效果主要表现在以下几点:

1、关键点100%审核无遗漏。系统审核取代人工审核,确保所有审核点均实现规则校验,有效避免人为疏忽或遗忘造成的错审漏审。

2、降低人力成本,提升工作效率。以令才科技实施案例举例,某客户通过智能审核每月可完成2万份合同审核,相当于40人力的月工作量,每份合同审核时效提升50%。

在这里,我们结合令才科技的两个实施案例,看看合同智能审核的实施流程,能为企业解决哪些问题,带来什么效果?



案例一:销售收入合同审核案例
1

项目背景

随着该集团业务快速增长,销售合同审核的压力与日俱增,财务需要将签署的销售合同内容与系统内录入信息进行比对,以保证销售信息的一致性。

1.原审核流程

业务人员根据本地备案的销售合同,录入合同管理系统,财务需要将系统内录入的合同信息,与实际签署的纸质合同信息(PDF版和影像版)进行比对。

2.审核点

全集团合同版本30余个,需要审核合同全文82个信息点。

2

 业务痛点
  1. 合同审核量大。每月达10000份,每年还有一定比例的增加。

  2. 合同版式变化频繁,每个省份合同版本都不同。

  3. 审核要素多,人工审核一份合同约1小时,如出现差错则时效性更低。

3

解决方案

该项目涉及的智能化产品和技术包括:文件解析+OCR识别+人工补录+规则自动化。具体实施流程如下:

首先,解析纸质合同全文信息。若解析成功,则提取合同中需要的审核点按照指定的审核规则进行审核;若解析失败,则按照图片格式解析,将合同文件切割通过OCR识别合同内容,并通过人工校验模块完善合同文件信息。

其次,构建合同审核规则自动化模块。将审核要求全部内置到系统内部,直接替代人工审核。审核规则包括纸质合同信息与合同管理系统内信息比对,合同内前后信息的比对,合同信息之间的逻辑关系比对,合同信息标准规范校验等。

第三,复核反馈。对于系统提示有问题的合同单据,进行人工复核,人工只需查看、判断提示的错误信息,完成后续的通过或拒单。

4

案例效果
  • 审核效率大幅提升。所有合同均实现自动化审核,有效审核率98%;

  • 人力价值释放。自动审核上线前的审核人员的人力基本已全部释放。



案例二:采购合同智能审核案例
1
项目背景

1.业务现状

该集团合同审核业务主要在共享系统中完成,财务审核经过共享中心初审、复核。合同类型包括范本合同、非范本合同,共涉及审核点142条。

2.审核痛点

(1)审核工作量大,每月合同审核量达2万余单,合计占用人力20人。且经办人会上传与审核无关的附件且繁杂多样,审核人员需依次打开确认,增加大量审核工作量。

(2)合同审核点多,合同文本篇幅长,审核耗时长。如是否为范本合同、是否符合价格政策等因素影响审批流程的审核要求,需要审核人员额外记住不同情况下的审核要求,重要审核点容易遗忘。

(3)法定节假日审核延期,或需要额外加班完成合同审核工作。

2
解决方案

该项目通过令才科技合同智能审核解决方案,替代了原本由审核人员处理的初审、复核工作。涉及的产品和技术有:OCR识别+人工补录+机器学习模型提炼规则+规则自动化。

具体实施流程如下:

首先,运用OCR识别+人工补录提取待审核信息。考虑采购合同中,非范本合同比例较大,OCR识别比例较低,需要人工补录的信息较大。解决方案中,人工补录环节,部分低风险信息通过众包模式完成,部分安全性要求高的信息,通过人力外包模式专人完成,通过灵活的用工方式,达到时效、成本和信息安全性的要求。

其次,建立规则自动化模块。自动化规则的建立,根据规则的复杂度分为两种方式:审核规则清晰的业务,人工建立规则后通过规则引擎配置实现;规则不清晰的业务,通过AI机器学习模型提炼审核规则。

审核规则包括合同内部信息比对(合同名称与合同范围、甲乙方与盖章方是否一致等)、合同信息与提单信息比对(甲方与提单账套公司名字是否一致等)、合同信息与支付信息比对(合同约定支付阶段和支付金额与提单支付阶段描述和金额是否一致等)等。

第三,复核反馈。对于系统提示有问题的合同单据,进行人工复核,人工只需查看、判断提示的错误信息,完成后续的通过或拒单。

3
案例效果

  • 实现系统审核取代人工审核,确保所有审核点均实现规则校验,有效避免人为疏忽或遗忘造成的错审漏审。

  • 通过系统提示,人工能够有针对性地在合同中找到问题点,大大缩短审核耗时。

综上,智能化手段在合同审核领域的应用,对于企业财务来说,不仅提升了审核的准确性,时效性,降低了人力成本,更重要的是提升了企业风险防控水平。同时,随着技术的不断发展与进步,合同智能审核的范围会越来越大,适用的业务场景也会越来越丰富。

携手令才 开启财务智能新模式

获取方案
在线咨询

销售热线

400-167-8089

工作日 9:00-18:00

返回顶部

获取方案