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2020-04-06

疫情应对(五)|某企业财务共享疫情应对措施分享与思考

作者:某企业财务共享服务中心负责人

在家办公已经满满一个月了,一场突如其来的疫情让过去只能停留在梦想的日子一下子变为了现实。

一、返京

直到23日放假那一天,除了有些人取消了计划中的出游安排,绝大部分的回乡人依然一如既往地踏上了归程。谁都没有想到事情发展的那么严重,直到今天还有人受困在自己的村庄或者小区。尤其是那些回到武汉老家的人,心中更是无比的焦虑不安。

我们没有做到像某些企业,强迫员工取消回家或者改成直飞,至少调整回家路线选择最少换乘次数的方案并报备HR。这的确给7天以后的返京统计工作带来很大的压力。能理解的伙伴要么提前返京要么尽最大努力去协调最快的资源回到办公地,有些不能理解的会疑问为什么在这么危险的情况还让我们出行回京。不管理解还是不理解,伙伴们对于工作上的支持和参与却是没有一丝一毫的怠慢。反倒是比正常上班时付出的时间还多,辛苦还多。当然,目前电脑和网络在家庭中的普及有莫大的关系,让大家无论是何地,都可以无时无刻地响应组织的号召和工作安排。

从心理层面上来看,我们大家面对同样的危险,身处同样的险境,我们更需要相互支撑。工作会让人转移注意力,忽略每天的网络消息带给人的不安全感和焦虑。越到后面,越有更多的伙伴希望尽快能够回到北京回到正常的工作中来。被困守于某个山村里面的日子,那是一种与日俱增的无形精神压力。若是没有线上同事们的交流互动,会让人崩溃的。

二、在家办公三板斧

日历、日会、日报。人在大自然面前是渺小脆弱的,每天的日会让我们形成了一条联络的纽带,一头系着我,一头系着你。日会上先到一句早安,感受生活的美好和希望。各自分享昨天工作的进展和今天的安排,反倒比平常还要紧密和亲切。有问题可以在最短的时间内反馈和解决,不用堆积和隐忍。有任务可以一起商量齐头并进,事半功倍。因为少了上下班往返路途的时间消耗,事情的推进反而是快速而有效的多了。

另一个方面也是因为每天日会你总得有的说,让人养成了更好的时间管理和任务管理的习惯。日报则是起到了一日三省吾身的作用,大家很快适应了这种方式,并且每天都有点滴的心得和反思。三板斧构成了在应急情况下能够执行的协同办公的管理机制。

三、共享本身

依赖于过去几年的信息化建设成果,费控报销、报账平台、OA平台、房租摊销系统等等,几乎没有太多障碍满足了日常工作和结账处理。

RPA的尝试尽管刚刚起步,在作业流程中尚未发挥重大作用,但是它在远程办公的日子里面依然稳扎稳打地贡献了自己的力量。至少验证了其实施方向的正确性和可行性。

数仓的建设也在紧急施工中,可预见的是很快会有稽核平台的上线试跑。它的助力作用也早已经在大规模数据测算任务中确立了不可或缺的地位。至少我们没有走到了【人工无能为力】的时候再起步,而是在我们迫切需要的时候,它恰好在那里。这些经验和教训让我们也思考后面的建设步伐,明确了不能等到非跑不动的时候再动手建设系统,也坚定了在众包平台跑道上需要加速和深度耕耘。

移动端和电子档案系统并没有受到远程影响,已经迈出了一小步开始了解产品和交流需求。

二期上收的第一个阶段在春节完完成了三分之一(6家分校)的上收,歪打正着地就包括武汉分校。尽管其上收的过程很艰难,尽管至今也没有完全的结项,但是因为所有该接过来的工作已经在共享处理,从而可以让武汉的伙伴们卸掉一部分砥砺前行。明天我们就启动第一家远程上收的分校,一切皆有可能,危机时刻蕴含着时机,创造前所未有。

四、“永远”的痛

纸质票据的存在让我们不能彻底实现无纸化,交单扫描仍然是困扰各地财务的一个问题。尽管看起来很简单,但是它限制和束缚了人力和流程。经过这次疫情,让移动端和电子档案系统要提速。我们不能侥幸于这次危机的应对处理,需要思考未来可能出现更大危机和挑战来临下我们该如何更好面对。

五、安全-未雨绸缪

信息安全、网络安全、数据安全,在过去一直被作为【很重要但不紧急】的事情对待,今天,疫情倒逼我们不得不思考这个问题。

六、人员管理

无论是日报、还是健康打卡、情况报备统计,是疫情情况下的能做到最好的了。但是从长远、有效性上来看,应该还会有更智能的手段和方法。最根本的可能是管理理念上的转变和思考,更需要更有成体系的建设实施。

七、我们自己

作为个体,一场危机的亲身经历,让每个人都有不同程度的学习和成长。在后面漫长的人生旅途中,不知道还会发生什么样的状况和挑战。但是,这份挫折教育增强了我们的韧性和免疫力。人的反脆弱系统也是在这一次一次的大考小考中逐渐建立起来的。

人亦如此,组织亦如此。

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