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2020-08-06企业动态

案例|月均6万笔报销,如何实现智能化提单和审核?

财务工作很多时候都在使用专业知识处理各类交易信息,交易信息通常以文本数据的方式体现在电算化系统和票据中,如果能利用AI对财务工作中的文本数据进行归类、分析、判断,那么智能财务的边界和深度都会倍数级扩大。

今天分享的案例是令才科技将深度学习模型直接作为报销提单和审核的辅助工具某餐饮集团提供的解决方案。PS:应企业要求,为保护相关隐私,文中餐饮集团企业名称采用代号——B集团。

欢迎各位看官文末留言交流


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项目背景

B集团是一家国际知名餐饮企业,随着财务共享服务中心(后文简称“FSSC”) 走向成熟,大量一线业务逐步向FSSC归集。报销业务作为FSSC的重要工作模块,承担着月均约60,000单的审核工作,随着FSSC承接业务量的提升,财务审核业务压力、人员压力不断增加。FSSC管理者希望借助智能化手段,减少审核环节工作量,提高审核效率和质量,释放更多的人力参与到更高价值的财务工作中。


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痛点分析

通过现场调研,令才科技分析B集团业务存在以下痛点:

1、业务压力增加。目前财务审核人员工作接近饱和,随着业务持续发展,提单量增加,财务审核压力还将不断增加。同时,因行业属性成本敏感性高,相关岗位编制近两年无法扩充,财务管理者觉察到已有工作承载失控风险。

2、提单不规范导致退单率高,进而造成复审工作量大。提单人员不是专业的财务人员,且流动性大,在提单时,对于费用大类、费用类型、发票相关信息把握不准,导致提单质量参差不齐,反复修改增加了提单人员的工作量。而此部分信息属于财务审核重点关注内容,实质上也增加了FSSC的工作量。

3、工作内容单一。报销业务是FSSC核算模块的重要组成部分,但内容简单,其本质是审核关于费用的交易合理合规性,或者说是判断关于费用的各类文本数据是否准确详实。这种工作容易让员工感觉自身价值低,离职风险增加,管理难度上升。

4、数据积累困难。费用文本数据一部分在电算化系统内,更多的浮于大量票据上,无法形成结构化数据。而费用是经营成本的核心组成之一,行业成本的高敏感性要求,让管理者非常重视费用构成。结构化数据的缺失,管理者对费用管理的期望也在消失。


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解决方案

调研分析后,令才科技发现:

首先,FSSC拥有成熟的管理团队和骨干员工,已经为组织建立起完善的文案式会计审核规则,这为规则自动化提供了良好基础。规则自动化可替代FSSC相关作业人员的人工判断,让审核实现系统化、无感化、刚性化。

其次,提单人填写的事由描述有习惯性表达可追溯,具备通过机器学习构建模型的基础。根据调研获取的信息,事由描述由三部分组成:一.编写费用说明,二.选择费用大类(预算科目),三.框定发票项目所属事项。而第一、二部分是由第三部分决定的,第三部分是由票据信息决定的。费用说明-费用大类-所属事项-票据信息形成了文本数据推导链条,正是AI擅长的。

因此,为满足B集团的需求,解决其业务痛点,令才科技提出采用智能审核整体解决方案,即通过令才科技「数据提取模块-慧看」智能识别发票项目和票据类型,形成结构化数据;「AI智能技术模块-慧算」利用结构化数据智能提单,「规则自动化模块-慧审」对报销单实现自动审核及记账。

该方案首先应用在日常费用报销单、差旅费用报销单和福利费用报销单中。

实施流程

01
提单环节自动化


通过调研,令才科技发现造成提单错误的原因主要有两点:



一是全员提单背景下,没有财务经验的员工在费用说明的书写上不够规范,以及对费用大类的选择容易出错,因为费用大类本质是预算科目,依然是财务专业术语的表达,非财务人员确实会有理解偏差;

二是报销事项因设置的较细,这样做确实增强了费用精细化管理,但同时也让提单人工作量增加,在单据较多时容易出现囫囵吞枣式选择。

整体而言,B集团原有报销单提单方式的痛点是操作者无法准确建立费用说明、费用事项、费用大类和票据信息间的联系,尤其是操作者没有财务经验时,差错率较高。采用令才科技智能审核解决方案后,提单环节简化为提单人只需拍摄票据上传即可。

首先,提单人在系统上传票据及附件影像,「数据提取模块-慧看」对关键信息进行识别,提取发票项目、发票类型和其余附件类型。提取完成后,相关结构化数据传输至深度神经网络模型,由「AI智能技术模块-慧算」自动输出费用说明、费用大类、所属事项,这三个原本是由提单人手工填写的信息。以此,大大提高提单环节单据准确性,同时可以支持提单人做一些自定义修改,增强系统灵活性。

整个提单环节,结构化数据提取的准确率是基础和关键。令才科技「数据提取模块-慧看」采用的OCR技术区别于传统模式,是完全基于CNN(卷积神经网络)构建,配合SoftMax分类器置信,能实现将图片内出现的任何形式的字符进行精确识别并形成结构化数据,极大地提升OCR识别的准确率。

提取结构化数据后,「AI智能技术模块-慧算」运用深度学习技术,挖掘财务数据、非财务数据及其二者之间的关系,无需手工建立数据间的关联规则,通过历史数据训练,分析文本信息构成要素,自主建立起各文本数据之间的联系。随着数据的不断积累和学习,准确率越来越高。

02
审核环节智能化


提单完成后,通过令才科技定制化的「规则自动化模块-慧审」校验数据间逻辑的合理性和合规性。原本依靠人大脑记忆的审核规则和个人经验,通过规则自动化,实现单据的自动审核和记账,无需或仅需少量的人工干预,极大地减少人为失误造成的误过误拒单据。

同时,通过令才科技「规则自动化模块-慧审」自主研发的可视化配置界面,B集团能通过自定义配置满足后续拓展更多类型单据使用智能审核的需求。还可以指定存储路径,将经过「慧审」审核后的结构化数据及对应电算化信息或票据信息分类存储,方便后续开展财务数据挖掘工作。


4
价值效果

令才科技智能审核解决方案的实施,将单据由现有的人工审核转变为智能审核,打破原有固定的审核流程,重构更具效率和效果,更符合实际业务发展趋势的流程。

1. 提升了提单质量,降低单据拒回比例,「慧算」支撑的提单准确率可达98%以上。

2.大幅提升审核时效和质量,7*24小时自动化审核大大减轻审核人员工作量,项目上线一个月后,审核-付款的时效可控制在15分钟/单以内;正确率高于99.7%。

3.释放更多的人力价值,打破编制困局。释放的人力逐步向数据分析、税务管理、报表精细化等方向转型。

4.提升了数据价值。大量结构化数据的积累,可为企业财务决策和业务参考提供辅助支持。


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