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2020-09-29企业动态

降本增效只是第一步,财务风险防控才是智能审核的深层价值

随着计算机科学技术突飞猛进的发展,以机器学习、深度学习为代表的人工智能已经在工业、图像、语音等很多领域得到广泛应用,越来越多的企业开始思考如何将人工智能技术应用于财务领域。

今天,我们将通过案例的形式,剖析一家企业是如何通过智能技术实现财务升级的。因企业要求,案例中企业名称采用的是代号。



项目背景

T集团是行业头部企业,一直以来,大力推进信息化和智能化建设,积极运用先进管理手段和管理工具,实现精益管理,降本提效。虽然T集团财务共享服务中心(简称FSSC)财务信息化水平处于行业领先,但集团财务审核依然停留在人工操作,人工智能化程度低。

2019年,为积极顺应科技变革趋势,T集团FSSC提出了财务信息化向财务智能化转变的设想,提出重新定位和构建新的财务审核系统的要求,向专业化、智能化、智慧化发展。



痛点分析

随着T集团业务规模迅速扩张,FSSC上收的业务越来越多,每月承担了5万多笔财务单据的审核工作,包括2万多笔费用报销单、1万多笔应付账款单、一万多应收账款单和1万多笔财务总账单,需要60余人完成这些单据的日常审核,月初月末加班是常态。更重要的是,根据企业增速预估,2年内审核单量将达到8万多笔,团队规模需要扩大一倍才能正常消化新增单据。T集团FSSC管理者决定从报销单和应付单入手,开展财务智能化革新,减压降负、提效增质。

经过调研发现,T集团报销单和应付单审核存在的痛点如下:

1. 高峰期业务量超过正常运营承载力。尤其是报销单,约7000单在每月27-28日集中提报,20余人组成的费用审复核团队不能按照服务水平协议(SLA)要求做到日清。

2. 人才资源严重浪费。60余人均是二类本科以上,部分硕士人员,而且一半人员具有中级职称。单据审核的基础性工作不利于员工价值发挥和职业发展。

3. 数据积累困难。人工审核不利于企业积累数字化交易信息,长此以往,企业将逐步失去量化管理的基础,FSSC也难以推进更多的智能化项目。

4. 人工差错率高。FSSC运营以来,发生过数十次重复报销未发现、应付账款打错收款账号、不予报销事项却已经支付等红线风险,FSSC管理水平受到质疑,且已造成企业的实质损失。



解决方案

针对T集团FSSC的现状和痛点,令才科技为其打造定制化智能审核解决方案,主要包含三部分功能:一是运用数据提取模块「慧看」实现各类票据的100%数据结构化;二是运用规则自动化模块「慧审」实现基于结构化数据的报销单、应付单智能审核;三是运用数据管理技术实现风险管控。

实施流程:

1.数据提取:通过数据提取模块「慧看」实现各类票据的100%数据结构化

数据提取模块「慧看」包含 OCR和人工校对套件两部分。

T集团的报销单和应付单,90%以上都是同时包含制式票据和非制式票据,且因财务制度的严谨性,要求票据上反映的信息必须完全符合制度要求。令才科技通过OCR输出制式票据上每个字段的置信值,置信值较低的字段以及非制式票据的字段则由集成式人工校对套件进行补充和校对。集成式人工校对套件包含一个图片切割类校对平台,两个图片全局类校对平台,企业可根据实际情况选用全部或部分校对平台进行全类票据信息结构化。

「慧看」采用的OCR+人工校对套件模式很好地弥补了现有OCR技术的不足,实现T集团FSSC全类票据信息100%提取的需求,为智能审核提供了数据基础。同时,此种模式输出的全类票据结构化数据也延长了T集团FSSC财务智能链条,实现发票查验自动化和报表数据自动化。

全类票据信息100%提取的流程见下图:

下面通过一个报销单审核的例子,来说明如何利用OCR+人工校对套件实现票据信息100%提取:

员工A报销一笔邮递费,报销指引要求提供报销单封面、有效发票和邮寄清单。员工A在报销系统中填写报销信息(即电算化信息),并将一张报销单封面、一张增值税专用发票和一张邮寄清单上传至影像系统。电算化信息和影像传送到OCR服务器进行票据版式识别,发票等制式票据由OCR进行数据识别并返回各数据置信值,置信值低于99%的字段,如下表中是否代开、销售方名称、发票税额由人工校对套件进行补充。为确保信息安全性,可将票据进行切割后,只把需要补充的部分发布到智能审核平台由人工进行补充。每一份字段的置信值可根据票据实际情况和客户需求进行自定义,实现0%-99.99%的区间设置。

部分OCR识别字段及对应置信值见下表:

报销单封面和邮寄清单以微任务的形式发布到人工校对套件进行提取。部分提取信息见下表:

2.规则自动化实现单据智能审核

可视化配置界面是规则自动化模块的一大差异点,它让业务人员在规则变动后,可直接打开配置界面,通过前端快速可视化编辑、维护、管理规则,实现规则变更与上线无缝对接,同时还可设置规则变更与上线的时间,不用再守着电脑等到凌晨定时上线新规则。

目前,令才可视化财务规则自动化已内置包含各类业务在内的5000余条审核规则,覆盖能源、教育、保险、地产、餐饮、建筑等多个行业,能够满足不同行业公司的审核规则快捷配置需求,且可以根据各公司需求进行个性化配置。

在T集团的项目中,80%的规则使用的是令才科技规则自动化模块内置的规则,20%的规则采用个性化配置,这大大缩短项目上线周期,且解决了规则频繁变动或新增而导致技术人员无法及时跟进开发的难题。

接下来仍以员工A提报的邮递费报销单为例,说明如何利用规则自动化对报销单进行智能审核:

首先,将邮递费的规则配置到规则引擎中,包括:电算化信息规则、票据信息规则、电算化信息与票据关联规则。以电算化信息与发票规则中第二条规则,电算化信息中的报销金额小于等于票据中发票合计金额为例,业务人员在配置规则时,仅需要在规则引擎中建立电算化信息中报销金额与票据中发票合计金额之间小于等于的关联关系即可,所有规则都可以通过点选的方式完成,真正实现零代码配置。

部分规则配置示例如下:

将通过系统传输接收到的电算化信息、OCR+人工智能套件提取的票据结构化信息输入规则引擎中,经过相应规则校验,输出「审核通过」、「审核不通过」及不通过原因等结果,并可依据审核不通过原因自动生成单据拒回话术。

3.数据管理技术实现风险控制

前面提到,T集团原有审核方式人工差错率高,给企业带来一定损失。本次项目过程中,通过应用OCR+人工校对套件模块,T集团每月能积累二十万余条票据结构化信息,现已在发票重复报销、发票连号报销和疑问报销付款等业务场景进行风险预警和管理。

同时,规则自动化模块将经过审核后的电算化信息和票据结构化数据进行分类存储,为企业进行精益经营提供坚实的数据基础,满足后续数据分析和风险管理需求,提高财务风险管控能力。

如针对发票重复报销校验的问题,在智能审核阶段,通过在系统中构建发票库,储存历史发票信息,将待审核的报销单中的发票与发票库中的发票信息进行重复性校验,校验字段根据T集团要求进行自定义配置,包括但不限于:发票代码、发票号码、发票类型、发票日期、发票项目等等。如果出现同一张发票多次报销的情况,则会返回待审核单据「审核不通过」结果:“不通过原因单据中存在重复报销发票和关联的重复报销单号”。通过这种方式,业务人员无需凭借记忆或发票台账进行发票重复报销审核,直接应用规则引擎输出的结果即可高效、便捷的实现重复报销审核。



价值效果

通过项目实施,T集团实现了单据人工审核向智能审核转变,在确保单据审核准确率的基础上,大幅缩短审核时间,强化风险管控。

1. 人力成本降低,员工价值提升。T集团FSSC报销单、应付单审核人员从20余人缩减为4人的专家团队,主要负责单据沟通和规则管理工作。释放的人力转向决策财务辅助、税务管理等高价值工作岗位。同时,后续业务量增加也无需增加人员编制,只要配置好规则引擎即可。

2. 审核时效大幅提升。报销单平均审核时效从每单18分钟减少到1分钟,应付单平均审核时效从每单25分钟减少为2分钟,准确率均提升至99.8%。

3.积累了大量结构化数据,为财务数据分析和决策参考奠定基础。上线3个月即形成300万余条文本的结构化数据,并按单据类型和交易事项两个维度进行分类存储。

4.有效的风险预警和经济止损。项目实施后,再未发生报销和应付中的红线风险,系统准确预警12笔交易,经核实为确有问题,挽回经济损失20余万元。

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