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2020-09-29企业动态

案例|当流程自动化项目碰上“实施砖墙”,如何确保“机器人速度”?

随着商业的变革和技术的推动,越来越多大型企业财务共享中心开始考虑在各个业务领域推动自动化、信息化建设,助力有固定业务规则、大量重复劳动的业务流程的自动化,替代人工处理的同时提高企业工作质量和运营效率。

然而,因流程自动化技能短缺、变革管理不善、缺乏IT所有权、成功标准定义不明确以及忽视基础架构管理的考量等等因素,都可能成为流程自动化计划失败的原因。

那么,如何使企业可以更全面地了解预期、结果和收益的衡量标准,建立流程自动化项目的有效管控机制,提高实现长期自动化目标的能力,从而实现投资回报率(ROI)的最大化?

让我们通过令才科技与A集团合作的流程自动化项目,其创新的合作模式也许会带给我们更多启发。

PS:为保护企业隐私,案例中统一采用代号——A集团

01
项目背景

A集团是一家大型企业,在国内的业务范围遍布北京、天津、石家庄、深圳、广东和江苏等地。随着A集团业务范围的不断扩增,财务人员日常的工作压力逐步加大。A集团财务共享中心(以下简称FSSC)希望通过信息化建设,将员工从枯燥单一的作业中解放出来,转而从事含金量更高的工作,最终提高财务工作效率,降低财务成本,为企业财务转型找寻新的发展途径。

此前,FSSC自动化项目均是VBA(Visual Basic for Applications)应用,对涉及Office组件操作的业务流程实现了半自动化。但VBA应用完全依赖于Office,既无法实现整个业务流程的完全自动化,也无法满足FSSC其余业务系统流程自动化的要求。为进一步提高自动化水平、减少手工操作,提高效率,FSSC决定引入机器人流程自动化(RPA)。

02
需求分析

1.FSSC希望通过引入RPA,在已有VBA应用的基础上,实现财务流程优化、系统优化,提高整体自动化水平。

2.满足FSSC的业务需求,确保已上线的产品稳定运行并满足后续业务增长的更新迭代。

3.减少人员手工操作任务,释放更多的人力资源从事更有价值的数字化、分析型业务。

4.提高业务流程效率,提高财务业务准确度,解决IT部门和财务部门在需求沟通上的偏差,提高沟通时效。

03
解决方案

令才科技对A集团FSSC流程自动化项目需求分析后,得出几点结论:

(1)风控要求高。流程内容上,相关的业务场景会涉及到企业核心经营数据;场景归属上,均为财务类工作。“核心经营数据+财务类工作”决定了流程自动化程序执行过程必须安全、稳定、精细、易控,满足A集团风险控制的要求。

(2)频率波动小。很多业务场景,比如银行付款、监管报告等有固定要求的发生频率,流程自动化实施时要充分考虑业务时效要求和定时触发机制。

(3)执行对象可控。A集团有高度的职业化水平,拥有高质量的系统和高标准的规章。流程自动化执行对象,无论是核算系统还是报告系统,还是取数、计量、核对等流程,都已具备规则基础。

(4)愿景目标明确。FSSC负责人对技术呈现效果有明确的了解,希望基于项目对业务流程开展一次较全面的优化升级。此次项目不局限于单纯的部署实施,而是助力A集团流程自动化项目能够长期推行。

在综合考量A集团人力资源、项目管理、业务流程等各方面因素后,令才科技提出构建RPA卓越中心(Center of Excellence,COE)的项目实施方案,即由“令才科技咨询小组+令才科技实施小组+FSSC业务优化小组”组成本次RPA项目的总指挥,实现RPA有效地嵌入企业,并在未来部署中重新分配积累的知识和资源。

COE团队角色分配:

1. 令才科技咨询小组

需求调研阶段,负责需求梳理和业务评估,提出流程优化建议,并出具相应需求解决方案,发展战略支持。

2.FSSC业务优化小组

与令才科技咨询小组一同,对FSSC内部各业务单元提交的需求进行评估并提出建议,根据令才科技咨询小组对需求的梳理和评估结果,最终决定是否实施项目。

3.令才科技实施小组

项目实施阶段,负责具体业务需求的技术实现,同时在FSSC内部开展技术培训,培养自动化实施人才。

04
实施流程

令才科技咨询小组协助FSSC业务团队提出业务需求,然后与FSSC业务优化小组一起评估并出具优化方案,经FSSC业务优化小组确认方案后,令才科技实施小组负责技术开发落地,完成后交付给FSSC业务团队,并给予操作培训指导。

一、针对现有业务需求开展流程自动化实施,主要分三步走:

第一步,聚焦ROI(投资回报率),同时协同业务发展需要,优先完成标准化程度高、规则明确、操作频率高的业务流程。

第二步,统筹信息化开发规划与流程自动化应用规划,将流程自动化作为信息化系统开发的补充,灵活高效地实现自动化,避免重复造轮子产生的资源浪费。

第三步,流程自动化开发与业务流程优化并重,借流程自动化实施完成业务流程优化,将各业务部门相似的业务需求合并整理,剔除重复步骤,打通前后端业务,实现全流程优化。

二、为使流程自动化更好地满足未来业务增长需求,开展技术培训

令才科技通过定期和不定期培训计划,为FSSC培养流程自动化实施人才。定期培训专注于理论知识传授,培养学习者流程自动化开发思维;不定期培训着眼于实践操作,重点讲解异常状况处理,提高学习者实际问题解决能力。

05
项目亮点

(1)令才科技团队在财务自动化、智能领域实施案例丰富,与A集团共同梳理业务需求,能够更大范围地确定自动化实施范围,提高业务自动化程度

(2)共同的COE团队,能够很好地利用令才科技积累的业务流程优化经验,大幅提高业务流程的稳定性,保证RPA等先进技术使用的高ROI。

(3)COE体系的建立,为信息技术和业务利益相关者之间搭建了桥梁。有效的管控机制,确保了IT与财务之间的良好协作和沟通,形成连贯的项目运行流程

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