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2021-04-23企业动态

智能财务管理案例分析|智能审核前置,赋能财务人员转型

摘要:将智能审核前置,审核规则切分+二段式审核,实现人力价值、审核时效、审核质量大幅提升。



项目背景


D集团为某大型国有企业,于2011年建立财务共享服务中心,现共享中心在岗120余人,经过多年的运营,已实现集团财务管控与服务、降本增效等阶段性目标。

但伴随业务迅速发展、财务内控要求增多,导致了分公司和共享中心审核人员工作量激增,审核时效、质量、风险也面临较大挑战。

D集团管理层希望引入更多智能化、信息化工具,进一步提升财务审核工作的效率和质量,并在此基础上还能释放部分人力,推动财务人员向高价值工作转型。



项目聚焦点


1、财务审核工作量激增,共享中心、分公司“双承压”

D集团财务审核工作量激增主要来自于两方面:

其一是由于业务快速发展带来的财务单据量激增,据统计D集团年财务单据量达百万级,报销单据占比80%;

其二是监管要求财务内控日益强化,报销需要的佐证附件、规章文件大幅增加。经测算,由此将导致D集团共享中心和分公司每半年就需增加30%的财务审核人员。

2、审核要点多与审核质量高要求,形成低效率运营的“无奈选择”

D集团费用报销涉及的票据类型多、审核规则多,且大部分报销关联款项支付,推升了财务审核风险。

经过共享中心不断的对流程、规则、系统、人员培训等控制措施的优化,财务审核差错率已控制在1%,但仍未达到管理层要求。

同时,审核差错率的降低是由分公司财务+财务共享初审+财务共享复审三道防线换来的,投入成本巨大。

3、高强度“搬砖”工作,导致财务人员“疲于奔命”

费用报销是企业财务中最常见、最基础、也是最繁琐的工作,审核团队陷在每年数千万的票据处理和审核中,加班已成为工作常态,没有更多时间和精力接触新知识,参加系统性的专业培训,从而实现个人能力的提升,为企业创造更多价值。



解决方案


解决方案升级:智能审核前置,审核规则切分+二段式审核

令才科技通过长达1个月的深度调研,形成了适用于D集团的智能审核解决方案:将审核细则切分为“分公司版本”和“共享中心版本”形成“二段式审核”,即第一段预审自动化,为提单人和分公司服务;第二段复审自动化,为共享中心服务。实施方案如下:

1.政策与规则设计

分公司版本下的审核细则主要包括票据合理性、合规性、当地个性化政策条款;

共享中心版本下的审核细则主要包括票据+电算化信息复杂性、合理性、合规性、集团统控风险性条款。

2.“二段式审核”流程设计

预审自动化

提单人提交单据后,令才科技第一段解决方案介入:费控将需预审的单据信息推送至令才智能审核平台,进入智能识别环节,调用OCR智能识别模块,将单据发票和财务附件进行结构化数据提取,先后完成与税局抵账库数据、发票类规则、财务预审要点初步校对。预审自动化实现发票识别正确率99%以上,单据附件识别正确率95%以上。

复审自动化

预审后的单据通过业务审批,流转至财务共享中心,令才科技第二段解决方案介入:通过令才智能审核平台进行全部财务审核规则的校验,包括财务电算化信息、图片化原始凭证信息审核、信息数据与标准(费用审核细则)比对审核、信息数据间比对审核。在预审自动化基础上,复审自动化正确率达到99.5%以上。



项目特点


“二段式审核”的设计原理,可以从两个角度去看:

一是,“第一段审核”在提单阶段就解决票据硬伤等基础性问题,比如发票抬头错误、发票金额与入库单金额不一致、清单缺少盖章等等。据此大幅降低了单据拒回率,也减少了反复提单、反复拒回的时间成本。

二是,将智能审核前置,释放的人力就不再局限于共享中心,“第一段审核”节省了分公司大量的人工审核操作,释放了分公司财务人力。“第二段审核”让单据审核更加聚焦,共享中心摆脱基础问题的困扰,集中精力解决方案中所提示的复杂问题和内控问题。

价值效果


(1)有效释放分公司和共享中心人力

“二段式审核”解决方案上线运行后,D集团70%的单据直接智能化审核,很大程度上降低了初审、复审环节的人工工作量。

经D集团测算,“二段式审核”解决方案为每个分公司(共200余个)节约至少1名财务人员,为共享中心释放30余人,年节约成本超过2500万元,为共享中心和人员转型预留空间。

(2)审核时效显著提升

“二段式审核”通过智能化、信息化技术实现了初审和复审工作的自动化,极大提升了单据的总体审核时效,审核时长从9分钟/单降为2分钟/单。

除此以外,由于流程上的优化设计,在很大程度上避免了由于错误单据反复流转、反复审批去耗费管理层较大的审批精力,提升公司管理层和员工满意度的同时,也缩减了共享中心问题解释的沟通时间。

(3)审核质量提升

前置智能审核有效提升了单据初始信息的质量,据D集团统计,共享中心拒单率从18%降为不足1%。

“二段式审核”分阶段的把大问题切分成众多小问题,把小问题依据处理难度并行处理,提升了共享中心单据的审核质量。


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