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2021-11-01企业动态

案例|别看非制式单据不起眼,这恰恰是企业精细化管控的“王牌”!

作为省属国有企业的中原农险,是河南省第一家保险法人机构,目前已于河南省、内蒙古自治区、黑龙江省分别成立分公司,随着业务发展和版图扩张,财务共享中心如何更好地发挥管理与监督的职能,是企业财务管理者亟需解决的问题。

从2020年起,中原农险选择与令才科技合作,建设以费用智能审核和财务机器人流程自动化(RPA)应用为鲜明特点的“智能化财务共享平台”,分2-3期逐步实现费用报销、收支审核、合同管理、税务申报等场景的自动化和智能化,以达成降本增效、精细化风险管控的目标。

“智能化财务共享平台在后台和前台之间形成一个强大的业务支撑中台,连接前台和后台的大量交易处理和服务,实现从报销、审核到记账全流程的自动化和数据的‘网上走’,快速响应客户需求,提升运营效率。”中原农险财务会计部总经理彭旭在接受《中国会计报》记者采访时曾提到。

系统无感审核,时效质量双提升

近几年,中原农险财务共享中心的自动化程度不断提高,虽然上线了费控报销、资金、收付和总账等财务管理信息化系统,但在占财务相当大工作量的审核环节,仍然依赖人工。这项工作不仅需要配备多名专职审核岗,而且人均处理量与业务规模快速增长并不匹配,时效和质量亟待提升。

为解决上述痛点,中原农险联合令才科技,在原有系统基础上增加智能识别模块、可配置规则引擎、专家审核管理后台以及RPA技术应用,通过系统内置财务制度及标准、减少财务人员自行判断的工作量,以实现智能审核产品全面代替费用审核中的人工处理节点。

同时上线智能提单功能,员工只需拍摄报销所需附件,从填到审均由系统处理,个人报销单内容填写实现机器学习级自动完成,大大提升费用报销链条的自动化率。

值得一提的是,为实现用户无感化需求,在费控系统中添加智能审核虚拟账号,并将总公司费用单据与分支机构费用单据指定审批工作中的财务会计审批节点,通过接口形式从虚拟账号中获取待办事项与单据详细的电算化信息和附件信息,处理过后生成审核结果回传至费控。

 客户证言:
“智能审核机器人能够24小时不间断地工作,OCR 自动识别及审核结果传输可实现秒级回传,非制式化单据的审核时效为 1小时以内,较人工审核约1天的审核时效大幅提升。并且智能审核工作能保障完全按预设流程执行,避免财务人员因业务水平、工作繁重等造成的人为错误,差错率可控制在 0.1%以内,极大提升运营效率和质量。”
——中原农险财务会计部总经理 彭旭

获取全部结构化数据,
保证数据完整性、决策有效性

“别看非制式单据不起眼,未来这将是企业精细化管控的关键。”彭旭在《中国会计报》采访中提到。

中原农险在本次项目实施中涵盖的费用报销单据类型达几十种,费用项目300余个,除发票、营业执照等制式单据外,非制式单据有60余个大类100余个小类,相关审核规则数百条。

实现智能审核的基础,是获取审核、记账需要的全部数据。费控系统和ERP系统内的数据可以直接使用,纸质或影像化的财务原始单据也需要结构化转换。其中,制式单据可以采用 OCR 识别技术进行提取,而非制式单据如何进行数据录入,进而实现数据分析和决策?

在中原农险的实施案例中,非制式单据的字段通过集成式人工校对套件进行补充和校对。此套件包含一个图片切割类校对平台,将影像化信息拆分成碎片化信息分发至人工补录平台,有效地保证信息安全和执行效率。

由此,将制式和非制式单据的数据全部结构化,为企业管理者展现一条完整的财务数据链,极大地提升了财务分析的广度和深度,为有效的财务管理决策和精细化管控打下数据基础。

提质增效促转型,精细管理防风险

中原农险在此次智能审核项目中,通过流程、系统、管理模式的创新优化,大大提高了审核时效和质量,降低了整体运营成本;重复性较高的基础性工作由智能审核机器人代替,让财务人员向更有价值的战略财务、业务财务和财务分析专家转型。

另外,围绕“流程梳理”、“建立标准”、“过程控制”3 个步骤,通过智能审核加强了费用和资金的合规管控;对全部结构化数据的统一提取、整理和汇总,打造财务统一数据及报表平台,对财务数据进行深度挖掘和加工。“将财务分析和管理的视角延伸到‘一张纸、一度电、一滴水’,推动公司精细化财务管理。”彭旭提到。

随着智能化财务平台的不断完善,在运营过程中沉淀的业财融合数据,其范围和质量将得到提升,财务团队的数据分析能力得到锻炼,为财务管理的精细化和深度智能化开辟新的路径!

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