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2021-09-29企业动态

是忍受重复劳动,还是业务流程再造,这个解决方案值得参考

上周「王泽的说说」提到“关于财务审核流程,无论是业务审批在前,还是财务审核在前,都无法解决因拒单造成的重复审批或者重复审核的问题,但财务自动化能让这个问题得以解决。”内容一发布,后台收到很多网友的互动留言:


上述两位网友提到,财务自动化如何解决拒单重复审批或者重复审核的问题,以及审核环节中纸电比对一致的问题?想必大家也有类似的困惑。

让我们先来看这样一个场景⬇️

某个周日,A公司业务人员小王将整理好的单据,投递进智能收单柜,系统扫描识别影像后进行智能初审,经业务领导审批通过后,进入智能审核环节,无问题单据自动审核通过;有问题单据,系统自动生成退单码,小王可凭收到的退单码在机器端自助获取退单。

在这个场景中,小王提交的单据,实现了“收单-扫描-审核-退单”的端到端全流程自动化流转,通过机器人技术处理业务交易事件,实现全自动化的“无接触式财务”。

按照场景描述,这是一个令多方受益的解决方案:

1)从提单人的角度:7*24小时自助交单,不再忍受节假日和下班时间无法交单报销的痛苦,大大缩短了报销周期;避免因个人拍照上传的单据不规范而增加退单率。

2)从审核人员角度:系统自动扫描,见影像如见实物,无需做纸电一致性比对,审核自动化,差错率低,工作效率提升。

3)从业务领导角度:智能初审完成单据常规性错误的审核,降低了在财务审核环节的退单率,由此减少业务领导重复审批工作量。

4)从公司角度:自助收单扫描+智能审核,替代大量基础岗位人力,减轻运营成本;影像数据智能识别、报销单据自动关联,可彻底释放收单审单压力、提高审核时效、降低审核差错率;同时,对于有众多分支机构和职场的集团企业,大大降低因集中交单、退单带来的运输成本。


其实,该场景应用已经在多家大型集团企业上线,行业称之为“智能财务新物种”,这也是令才科技基于多年智能审核实践经验积累,进一步打造的集“实体智能收单机器人+智能审核”软硬件一体化的解决方案,从收单到扫描、审核、退单都不再需要人工参与,真正实现全流程自动化。

在市场调研过程中,我们发现,在国内企业财务共享发展过程中,从效率视角看还存在较大的提升空间,主要来自于财务共享工作流程和技术应用。

财务共享的建立,尽管缩减了企业整体的财务人员数量,但共享中心上百人集中处理各种单据,依然面临巨大的工作量。

更为重要的是,此时财务人员提供的会计数据类型单一,数据量较小, 对管理会计的决策支持功能依然较弱,对企业的规划、决策、控制、 评价以及价值创造方面的作用也不大。

此外,许多财务共享服务中心的流程将原始数据录入等工作转移到了业务人员的身上,使其增加了不必要的工作,这与提升企业整体效率的目的显然是相违背的。

基于此,令才科技推出了智能收单审单机器人,希望通过智能技术助力企业提高财务运营效率,提升数据质量,以更好地赋能业务、支持管理、辅助经营和支撑决策。智能收单审单机器人的核心功能包括:

01
自助交单

24小时自助交单,登陆一投即扫,安全交单,可信签收,见影像如见实物,并且不再需要配备扫描岗,大大减少人工成本。



02
智能初审

传统业务流程下,如果业务审批在前,到财务审核环节如出现退单,则需要业务领导重复审批。而有些财务审核退单可能是因为一些基础性、常规性的错误,为避免重复劳动,我们在业务领导审批前,增加智能初审环节。

机器人收到单据后,系统自动对发票验真、附件完整性、发票金额与提单信息一致性、购方名称等常规性错误进行审核,审核通过后再进入业务领导审批环节。这可以大大降低后续智能审核环节的退单率,减少业务领导重复审批工作量。

03
自助退单

通过扫码或刷卡的方式,自助取回退回的单据,也可以发送取件码找人代取。并且此功能可实现交单时预警,问题单据可立即退单,降低退单率。另外,外地分公司员工退单无需反复寄回,节省大量单据快递费用。



04
智能审核

业务领导审批通过后,进入智能审核环节,通过智能识别提取单据结构化数据后,由系统内置的审核规则,自动对单据进行真实性、风险、内控、完整性、合规及收付等进行全方位审核。

原本依靠人脑记忆的审核规则和个人经验,通过规则自动化,实现单据的自动审核和记账,无需或仅需少量的人工干预,极大地减少人为失误造成的误过误拒单据。

软硬件一体化的“令才智能收单审单机器人”,使财务审核环节达到全流程的自动化,完成了一张“单据全流程管理”的完整拼图。既提升了员工智能化的财务体验,同时助力企业打通线下&线上全流程,单据顺畅流转,全程跟踪监控,有效降低财务风险;高质量结构化数据的积累,也为智能财务的实现打下了数据基础。

2021年世界互联网大会上,国家主席习近平致贺信中指出,“数字经济正以新理念、新业态、新模式全面融入人类经济、政治、文化、社会、生态文明建设各领域和全过程。要顺应信息化、数字化、网络化、智能化发展趋势,抓住机遇,应对挑战。”

随着“大智移云物链”等数字技术在企业财务领域的应用和深入,财务工作内容和工作方式正逐步向自动化、智能化、可视化、人机协同转变。

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