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2020-04-08

疫情应对(三)|新奥集团财务共享疫情应对措施分享与思考

作者:丁桂环

新奥财务共享简介

2005年,新奥集团全面启动信息化建设,引进全球最大的企业ERP系统和商务智能解决方案供应商——德国SAP企业管理系统。全面信息化的启动为集团实现财务共享提供了基础平台,2007年新奥集团财务共享中心正式建立,并首先以新奥能源为试点提供会计核算、资金支付、费用报销、月结报表以及系统咨询与运维服务,截止目前,新奥财务共享为集团下属866个法人公司提供财务共享服务。

随着智能时代的到来,新奥财务共享中心厚积薄发,逐步由操作中心向知识与技能中心进行拓展,从规模效应向知识集中的优势转变。目前我们更多的精力投入到规则建立、数据服务及系统应用支持,更多地探索客户需求,开展增值服务,集中优势资源与能力,开展财务咨询与运维工作,全面融入业务前端,参与过程支持服务。

疫情期间应对措施

多少次灾备演练的场景想必绝大多数企业都没有演过“隔离办公”,倒是感谢2020年的疫情给了我们直接实战的机会,如果说“预案”什么的,想必这样的谎也扯不太圆。不如直接说说应对措施吧,倒还显得实在些。

1隔离后的团队建设

情感呵护:从春节期间疫情初露端倪之始,新奥共享就通过各种途径提醒员工做好安全防疫措施、进行医务知识的普及与传播,并定期以业务部为单位与组员进行视频互动,了解大家的生活状况与精神状态。这些看似鸡毛蒜皮的婆婆妈妈,其实也是一剂疏肝解郁的良药。

在线连通:共享员工通过移动设备每日利用集团ICMOE平台上报动态信息,相关负责人能够以更加便捷、高效、精准的方式时时获取员工的身体健康状况和行踪信息,为疫情防控和后续工作安排提供有价值的信息。

知识赋能:疫情期间新奥通过学习平台开通了心理疏导、专业能力提升、思维扩展等多门课程,让大家在完成工作之余,有选择性的进行自我学习。这次难得的集中充电,对个人能力提升是一个非常好的机会。

办点实事:

(1)通过各种渠道为大家购置了口罩与消毒用品,需要的同事可以免费自取,保障大家基本的日常所需。

(2)对被隔离后员工宿舍进行配餐到家,解决了单身员工的就餐问题。

(3)有需要的家庭还可以在公司的种植基地下单采购,点到点配送到家的果蔬,除了更新鲜、更便宜,还有更安全。不好意思,这里好像有点标榜我大公司硬实力的嫌疑,好吧,我承认是了。

远程后的运营保障

远程办公:因共享的核算单据主要通过工作流及影像系统传递,已完全实现无纸化办公,疫情期间,90%的共享员工采取远程办公方式,10%的员工轮流值岗,处理一些必须现场办公的业务。现场办公人员必须“根红苗正”——近期没有出本市记录,且每间办公室人员密度不得超过20%,到岗人员除了“确认眼神,互通友好”之外,不建议有较多言语、肢体接触。这倒不是为了营造紧张的氛围,毕竟,谁都惜命,你不说,人家也懂。

出勤保障:在普天同“打”的日子,不打卡不时髦,不打卡不光荣。每天早上,以业务部为单位进行远程查岗,10分钟之内的客户业务留言必回,30分钟内的随机查岗必应。保证全员在岗是保障工作正常开展的首要条件。

工作衡量:对于一线业务处理人员,通过核定员工日处理单量作为远程办公的考量标准。每天收工,系统自动统计员工当日处理单量,是否与在岗状态时保持同水准。事实证明,在外围业务量减锐的时期,远程处理效率反而出乎意料地令人满意。除了专业素养之外,这多少还关乎点面子,毕竟谁也不想让别人看上去像“怠工”。对于从事项目性工作的岗位,则是以周计划的方式进行跟进,通过对交付资料的验收,保证工作的正常开展。

沟通交流:通过一个月的观察,绝大部分的沟通可以通过电话、远程视频等方式进行沟通。当然要承认的是远程的方式没有现场互动来得热闹,但是离得远说废话的兴致也会降低不少,效率倒也不低。不可否认,需要激情碰撞的头脑风暴,远程效果确有不佳,平衡来看呢,基本上事儿也都能解决。但远程办公模式是否可长期采用,还需置身于整个社会协作系统内观,再做万分思忖,切不可观一木即见森林。

信息安全:通远程办公最大的风险在于信息安全,数据资产可是企业的核心竞争力。财务共享通过以下三方面措施确保了远程办公的信息安全:

(1)通过为员工授权VPN权限远程访问集团信息系统,既保证了员工在家中远程办公的需求,也保证了集团数据的安全性;

远程办公还有赖于集团成熟的信息系统建设,ERP、工作流、财务影像等信息系统,实现了无纸化线上办公,信息通过安全通路,将财务信息传输到员工的办公终端(PC),员工就可以像在办公室一样进行业务处理了。

通过制定远程办公管理规定,如不允许将实物原始附件及有关财务资料携带回家;不允许将公司相关财务电子资料保存在非工作电脑,不允许家人使用办公室电脑;定期将办公电脑进行杀毒;传输公司电子文件,应使用公司邮箱或icome等

我们能跟“病毒”学点什么

1人类是这个世界的主宰者,我们曾经强悍地灭绝了大过我们体积几倍的猛犸象和剑齿虎,可看似如此强大的人类,在只有通过显微镜才能看到形的病毒面前,也就只能认个“怂”。从14世纪黑死病一直延续到今天的新冠状病毒,病毒就是那么岿然不动地主宰着你我的小命,而人类愣是找不到根治它的办法,原因之一就是因为人家——变异快!今天的商业环境,瞬息万变,共享中心怎样能像病毒一样,在“十几秒”之内完成对业务的无缝对接,掌控命数,实现价值最大化,这是目前摆在我们面前必须思考的问题。

2我最早听说病毒传播的方式是呼吸和接触,后来又听说粘到脚底板带回家的病毒也能致命,甚至隔壁老王家的马桶竟然对我也有了生命威胁。你瞅人家病毒,多种解决方案——总有一款适合你。我们如何打造高价值的产品、丰富多元化的解决方案,具备多一款的核心能力,做到真正有“预案”。我想这是能够做到牵引业务,创造财务共享高价值的重要因素吧。

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