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2020-04-03

疫情应对(八)|美菜网财务共享疫情应对分享

作者:美菜网财务共享服务中心

一.共享中心基本情况

美菜网财务共享服务中心成立于16年9月,服务集团100多家法人公司。目前实行“双共享”模式,北京共享14人,武汉共享50人,应收、应付、费用、资金结算相关岗位全部集中在武汉。

二.上下游“疫”同共克时艰

根据对疫情的预判,2月初做了主要客户的“摸底”,摸底客户回款意愿、经营情况等信息,提前制定客户还款计划及适合疫情期间的合作模式,保障公司资金安全的同时客户也不因资金压力影响正常经营。

对上游供应商适当的放宽付款政策,供应商有资金周转可以保障对我们的持续供应。

面对突来的疫情所有企业都受到了冲击,作为一家生鲜供应链保障民生的企业,做适当的收付款调整,合作伙伴不因资金困难难以经营,上下游“疫”同抗击疫情。

三.系统流程刻”疫“升级

共享远程办公最大的障碍是纸质发票、纸质单据的传递。2/6决定做线上审核供应商纸质发票的功能,三天半的时间2/11系统上线,供应商在对账平台上传发票影像同时录入快递信息,OCR识别发票信息自动匹配账单审核。解决特殊时期必须见纸质发票审核的问题,加入快递管理降低后期纸质发票追踪的难度,疫情期间也是推广供应商开具电子发票的好时机,万分期待专票电子化。

财务报销在家隔离办公期间能够顺利开展工作的前提还是要归功于年前已经上线的“拍照报销”系统,员工可以在取得发票之后在手机端通过OCR拍照识别、二维码扫描等多种途径维护上传发票信息,系统自动识别、查验、查重之后员工即可发起报销,单据提交之后除电子发票外邮寄纸质单据给到共享中心财务。

疫情期间为全方位保障公司值班人员防疫工作,防疫物资采买报销付款成为财务审核人员在家隔离期间的首要任务。摒弃传统的财务见纸质单据付款,财务人员可根据员工提前录入系统的电子照影像信息进行初审付款,所有审批人员手机端操作即可完成单据审批,解决了疫情期间员工最关心的报销付款问题。

通过这次“强制”远程办公做出的升级,我们也在思考,是否可以把目前很多强制的流程解耦,让业务操作更便捷,财务效率更高效,提升共享服务水平。

四.防疫不断、服务不乱

目前武汉共享70%的伙伴在湖北境内,“宅”家办公仍将持续一段时间,在过去的二十几天里,共享中心运营稳定,做了以下几点总结:

(1)新模式,新要求,严格执行员工每日早健康打卡及晚日志汇报,离岗不离线。

(2)业务变化快是互联网公司特点之一,拥抱变化的价值观深入每名员工内心,共享中心的“免疫力”也在不断提高,所以本次的突发事件整个团队可以从容对面。

(3)美菜网财务共享属于自建模式,因有一定的系统开发能力,紧急需改流程、增功能时可以快速反应,迅速上线完成。

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