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2020-04-02

疫情应对(九)|疫情驱动办公变革共享财务加速转型

作者:蒙牛财务共享服务中心

一.疫情就是命令,防控就是责任

人生之所以美好,是因为它不总是晴空万里,也不总是困难重重。突发的疫情牵动着全国人民的心。面对突如其来的严峻考验,我们选择应战:

1.科学灵活的工作机制:云办公VPN支持,不远行、不聚会、不去公共场所;管理者以工作目标为导向,掌握员工动态,保持敏感度,鼓士气、导情绪;

2.多维度的沟通渠道:钉钉健康与考勤打卡,离岗不离线;日、周总结会和项目例会营造工作氛围,视频形式开会高效沟通,加强信息传递与互动;

3.独立战区的防控部署:成立财务共享战区防疫指挥部,通过“远程+现场”的疫情防控方式有组织、有秩序、有方法、有落地推进工作,坚定“听从指挥、严格落实、战胜疫情”的信念,“防、控、守”三项措施并举,充分彰显齐心合力、勇战疫情的决心;

4.以人为本的政策举措:食品企业的员工健康和产品安全同样重要,尽一切努力最大限度杜绝和减少疫情传播的可能性,避免和降低对品牌的影响,财务共享人责无旁贷。线上精准掌握并监控员工及家属健康信息,落实各项关心关爱员工的政策,防护措施保障到位,利用共享公众号发布疫情新闻及防护知识,做员工的贴心人和主心骨;

5.自我价值实现的文化导向:尼采曾说过,每一个不曾起舞的日子,都是对生命的辜负。在家办公的云赛道中,每个人如何奋勇向前,努力冲刺,是必须思考的问题。引导员工做好自我管理,积极主动领任务,时刻充电保持成长,尝试学习新技能,不断突破自我提升。

一点一滴爱的凝聚,温暖而充满力量,我们坚信:没有一个冬天不可逾越,没有一个春天不会到来!在党中央、政府及集团领导的带领下,众志成城、同舟共济、全力以赴,科学、扎实做好各项疫情应对工作,一定能打赢这场疫情防控阻击战。

二.隔离病毒不隔离服务,阻断见面不阻断业务

针对与客户密切相关的报销、扫票、换单、月结、报表等系列问题,我们选择改变:

1集中扫描保障业务处理:工厂不停产、销售不停量、财务不停钱。每周安排一次公司附近居住人员到现场收票、扫描支持业务报销;

2“紧急业务手动推送”支持:关系到正常生产经营和抗疫的紧急业务不用扫描通过预付方式,线上手动推送支付;日常付款决不延期;

3适度放宽报账要求:特殊时期的防疫物资采购、集中隔离业务的合同、发票、付款方式在确保内控的基础上采取10项宽松政策支持;重点疫区计提方式支持处理;单独归集;

4智能客服云服务:真正实现云端链接的服务,把握服务升级的机会,加速转型;

5报税和RPA运维处理办公须至现场,其余均能远程按客户服务协议正常履行服务承诺。

尽财务共享职责、助业务正常开展,我们在共同战“疫”中实现破局与进化,改变与时促进,创新没有终点,服务没有止境!

三.专注当下用心生活,着眼未来寻求突破

共享服务中心自身的云服务模式造就了在突发的疫情面前可以有条不紊、张驰有度,推进业务规范化、流程标准化、系统智能化、办公无纸化、服务全球化仍旧是导向性目标,未来我们这样思考:

1远程办公是共享未来可推进模式,利用疫情期沉淀出集人员管理、系统支持、数据安全等一整套管理体系;

2共享运管管理需要全面优化更深入的应急处理机制与方案;

3新技术日新月异,须持续引入应用方能取得长足进步;

4纸制档案管理势待国家政策变革,认可电子档案的合法化,实现真正的无纸化;

5用病毒精神做好共享服务:抓住机会无孔不入、打造产品迅速对接、服务方式丰富多元。

春雨润泽,万物新生;疫情阴霾,终将散去。疫情可以阻碍团聚,却无法阻碍我们要强的精神,更不会打垮一个伟大的民族,我们仍会生生不息。人间温暖时刻在,一月否极,二月泰来,三月花正开!我们各自在努力,疫情过去再聚首,期待届时能为行业发展助力新的思维与力量!

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